Como se focar para ser mais produtivo

Um dos temas mais discutidos nos dias de hoje é o foco, tanto em relação a nichos de negócio, quanto em relação à concentração para realizar uma atividade.

Neste texto falarei um pouco sobre como se focar na execução das atividades a fim de aumentar a produtividade.

A quantidade de informações e de distrações presentes atualmente nas nossas vidas é muito grande, e muitas vezes fica difícil se concentrar em uma determinada tarefa com tantos e-mails, mensagens e notícias chegando a todo momento. Para poupar energia, o nosso cérebro tem como estado natural o relaxamento, e é por isso que se concentrar é uma tarefa árdua, pois exige energia e condicionamento.

Concentrar-se e manter o foco definitivamente não é fácil, mas, felizmente, pode ser aprendido e desenvolvido. Uma das formas de conseguir foco é através da criação de modelos mentais, que são cenários criados em nossas mentes para as atividades que serão realizadas.

Quando montamos uma agenda do que será feito no dia, com as atividades que serão realizadas e quando serão cumpridas, estamos construindo um modelo mental de como será o nosso dia. Essa organização sem dúvida nos ajuda a manter o nosso foco, mas muitas vezes a falta de foco não está no que precisa ser feito, mas na concentração necessária durante a execução de uma atividade.

Por exemplo, tenho na minha agenda que irei estudar sobre um determinado assunto das 10h às 12h, mas durante esse estudo muitas vezes me vejo pensando em diversas outras coisas da minha vida e quando percebo li uma página mas não lembro direito o conteúdo dela, então preciso voltar e reler, isso acontece diversas vezes e acaba que no final estudo metade do que tinha esperado.

Esse comportamento é muito comum e é causado pela síndrome do pensamento acelerado (SPA), no qual a todo momento estamos preocupados com diversos assuntos e é muito difícil se concentrar naquilo que estamos fazendo. A quantidade de assuntos aumenta ainda pelo reforço das distrações que temos com e-mails, aplicativos de mensagens e de notícias, os quais checamos a todo instante.

Uma forma mais difícil porém rápida de melhorar o foco é se desligando das distrações, ou seja, determinar horários para fazer a checagem dessas informações, isso é difícil pois esse comportamento já está consolidado nas nossas vidas. Uma outra forma de melhorar a concentração é através da construção de modelos mentais bem específicos.

O modelo mental criado através da organização do dia é um modelo mental mais amplo e com poucos detalhes, pois não entra no mérito de como as atividades serão realizadas. Quando cito modelos mentais específicos estou falando sobre definir como uma atividade será realizada, e uma forma para se criar um modelo mental específico é contando estórias para si mesmo.

Imaginar como será uma atividade antes que ela aconteça é um exercício que nos ajudará a manter a concentração durante a execução dela, pois quando acontecer algo diferente do que imaginamos o nosso cérebro vai perceber e nos alertar nos ajudando a manter o foco naquela atividade. Atletas de alto rendimento, como nadadores, costumam imaginar toda a sua prova antes que elas aconteçam, isso os ajuda a manter um nível altíssimo de concentração.

É importante frisar que quanto maior o nível de detalhe do modelo mental maior é a chance de se manter concentrado. Antes de uma reunião, tente imaginar como ela será, quantas pessoas participarão, do que será tratado, quais os possíveis pontos de conflito, isso o ajudará a se focar na reunião ao invés de ficar preocupado com o jantar que oferecerá aos amigos no fim de semana. Quando for fazer um relatório, tente imaginar como ele deve ser, a quantidade de seções, o que precisa ter em cada seção, o objetivo do documento, que informações você deseja destacar, qual o tamanho, que tipos de gráficos.

Antes de escrever esse texto, imaginei qual seria a estrutura do texto, como introduziria os conceitos, que exemplos eu daria, qual o tamanho, qual o nível de detalhe, o tempo para escrever, e tentei contar uma estória a mim mesmo de como seria o processo de escrita.

Contar estórias para nós mesmos, nos ajuda a criar modelos mentais detalhados, com o objetivo de nos mantermos focados no que estamos fazendo. No próximo texto falarei um pouco sobre como a determinação de metas pode ajudar a melhorar a produtividade.

Até breve!